Digitale facturatie is in veel organisaties inmiddels de standaard, maar er is nog een stap verder: e-facturatie via Peppol. Steeds meer bedrijven én overheden stappen over op dit veilige, gestandaardiseerde netwerk om facturen digitaal te verzenden en ontvangen. Maar wat is Peppol precies, hoe werkt het en wat zijn de voordelen?
Wat is Peppol en e-factureren?
E-factureren is niet hetzelfde als het versturen van een pdf per mail. Het gaat om het verzenden van een volledig digitale, gestandaardiseerde factuur (meestal in XML-formaat) die direct in het boekhoudsysteem van de ontvanger wordt verwerkt.
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een beveiligd internationaal netwerk voor het verzenden van elektronische documenten, zoals e-facturen en orders. Dit netwerk zorgt ervoor dat jouw factuur rechtstreeks – en veilig – in de administratie van de ontvanger terechtkomt, zonder handmatige handelingen.
Hoe werkt Peppol?
Peppol is te vergelijken met een digitaal postkantoor. Je organisatie wordt aangesloten via een zogenoemde Peppol Access Point Provider (zoals eVerbinding, Storecove, etc.). Zodra je gekoppeld bent:
- Maak een factuur aan in je boekhoudsysteem of ERP.
- De factuur wordt automatisch verstuurd via het Peppol-netwerk.
- De ontvanger ontvangt de factuur direct in zijn systeem – gestructureerd, veilig en zonder tussenkomst van e-mail of post.
- Alle deelnemers zijn via een uniek Peppol-ID herkenbaar, waardoor er geen miscommunicatie is over afzenders of ontvangers.
Voor wie is e-facturatie met Peppol verplicht?
In Nederland is e-facturatie via Peppol verplicht voor leveranciers van de Rijksoverheid. Maar ook veel provincies, gemeenten en waterschappen accepteren alleen nog e-facturen via Peppol. Daarnaast sluiten steeds meer bedrijven aan, vooral in sectoren waar snelheid, traceerbaarheid en foutloze verwerking essentieel zijn (zoals zorg, bouw, logistiek en industrie). In veel Europese landen is e-factureren al wijdverbreid en wordt het ook richting bedrijven onderling (B2B) steeds vaker als norm gesteld.
De voordelen van Peppol op een rij
Peppol maakt e-facturatie slimmer, sneller en veiliger. Door te werken met een gestandaardiseerd netwerk bespaar je tijd, voorkom je fouten en houd je grip op je factuurstroom – van verzending tot betaling. Hieronder de belangrijkste voordelen op een rij:
- Minder fouten
Doordat gegevens gestructureerd worden verzonden, verdwijnen fouten door handmatige invoer of interpretatie. - Snellere verwerking
Facturen worden direct opgepakt in de boekhouding, zonder tussenkomst van e-mail, post of scans. - Veilig en betrouwbaar
Het netwerk is streng beveiligd en alleen toegankelijk voor geverifieerde partijen. Je weet zeker dat de factuur op de juiste plek terechtkomt. - Internationale standaard
Peppol wordt in steeds meer landen gebruikt. Perfect voor bedrijven die internationaal werken. - Efficiënt en kostenbesparend
Geen print- of portokosten meer, én minder tijd kwijt aan administratie. - Toekomstbestendig
Peppol sluit aan op wet- en regelgeving en is klaar voor de verdere digitalisering van bedrijfsprocessen.
Klaar om e-facturatie met Peppol te starten?
Of je nu verplicht bent aan te sluiten of slim wilt digitaliseren: wij helpen je graag op weg. Bij Attent Advies begeleiden we jouw overstap naar Peppol, inclusief de juiste koppelingen met je boekhoud- of ERP-systeem. Zo werk je veiliger, sneller en met minder administratieve rompslomp.
Vraag een gratis quickscan aan of neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.